Trois exemplaires papier, un envoi postal à la Caisse nationale de santé, un autre à l'employeur, un délai de trois jours à respecter : la gestion des arrêts maladie reste, pour beaucoup de PME luxembourgeoises, une source de paperasse et parfois de retards. Le Luxembourg fait évoluer le système avec un certificat d'incapacité de travail électronique (eCIT), établi directement par le médecin. Voici comment l'employeur doit s'organiser pour en profiter.
Un certificat établi électroniquement dès la consultation
Avec l'eCIT, le certificat d'incapacité de travail est établi au format électronique dès sa rédaction par le médecin, à condition que celui-ci soit établi au Luxembourg et utilise ce système. Le salarié peut alors transmettre son certificat directement via MyGuichet.lu, à la fois à la Caisse nationale de santé (CNS) et à son employeur. Le système s'appuie sur la vérification GouvCheck, ce qui supprime le risque de falsification à la source.
Ce que l'employeur doit activer sur MyGuichet.lu
Pour recevoir les certificats électroniques de ses salariés, l'employeur doit effectuer une manipulation simple mais indispensable dans son espace professionnel MyGuichet.lu :
- Accéder aux démarches du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) depuis son espace professionnel.
- Activer le domaine intitulé « Rémunérations et incapacités de travail ».
- Consulter ensuite les certificats reçus directement dans ce domaine, avec un accusé de réception qui vaut également confirmation de transmission pour le salarié.
Sans cette activation, l'entreprise ne pourra pas recevoir les certificats sous forme électronique et devra continuer à fonctionner uniquement avec le format papier.
Les délais légaux ne changent pas
Le passage à l'électronique ne modifie pas les délais que salariés et employeurs doivent respecter :
- Pour une absence de deux jours ouvrables maximum, aucune déclaration à la CNS n'est requise.
- À partir de trois jours d'absence, le certificat doit parvenir à la CNS avant la fin du troisième jour ouvrable.
- En cas de prolongation, un nouveau certificat doit arriver avant la fin du deuxième jour ouvrable suivant la date de reprise initialement prévue.
Le papier reste possible, sous conditions
Le salarié peut toujours demander à son médecin un certificat imprimé en trois exemplaires et signé, qu'il devra alors transmettre lui-même à son employeur et à la CNS par voie postale, comme auparavant. La voie électronique suppose en effet trois conditions cumulatives : que le médecin soit établi au Luxembourg, qu'il utilise le certificat électronique, et que le salarié transmette son certificat via MyGuichet.lu. Les deux circuits, papier et électronique, coexistent donc pour l'instant.
Un gain de temps pour la gestion RH au quotidien
Au-delà de la simplification pour le salarié, le passage à l'électronique présente un intérêt direct pour l'employeur : plus besoin d'attendre un envoi postal, de classer un document papier ou de relancer un salarié qui aurait oublié de transmettre son certificat dans les délais. La réception se fait directement dans l'espace professionnel MyGuichet.lu, ce qui facilite le suivi des absences et la coordination avec le service qui gère la paie. Pour les petites structures sans service RH dédié, c'est un point de moins à gérer manuellement chaque mois.
Ce qu'il faut retenir
- Le certificat d'incapacité de travail électronique (eCIT) est désormais établi directement par le médecin, au lieu du certificat papier en trois exemplaires.
- L'employeur doit activer le domaine « Rémunérations et incapacités de travail » des démarches CCSS dans son espace professionnel MyGuichet.lu pour recevoir les certificats.
- Les délais légaux restent inchangés : certificat à la CNS avant la fin du 3e jour ouvrable d'absence, nouveau certificat avant la fin du 2e jour ouvrable en cas de prolongation.
- Le circuit papier reste possible si le médecin, le salarié ou les deux ne recourent pas au système électronique.
- Sans activation du domaine dédié sur MyGuichet.lu, l'entreprise ne pourra pas recevoir les certificats électroniques de ses salariés.